Afvikling af lokaludvalgsmøder

Dagsorden til lokaludvalgsmøder

Dagsordenen til lokaludvalgsmøderne udsendes til lokaludvalgsmedlemmerne senest fire hverdage inden mødet. Fire hverdage inden mødedagen bliver dagsordenen offentliggjort på Københavns Kommunens hjemmeside.

Afbud til lokaludvalgsmøder

Der er mødepligt til lokaludvalgsmøderne. Bliver man forhindret i at deltage i et møde, skal man meddele det til lokaludvalgssekretæren, som orienterer forpersonen. Det vil blive skrevet ind i beslutningsprotokollen for mødet. Når man melder afbud, indkaldes en suppleant til mødet i stedet for.

Åbne møder

Møderne i lokaludvalget er åbne. Det betyder, at alle har mulighed for at overvære møderne, dog uden tale- eller stemmeret. I særlige tilfælde kan lokaludvalget beslutte at give enkelte personer taleret under mødet, såfremt det er nødvendigt for sagens belysning.

Godkendelse af dagsordenen

Godkendelse af dagsordenen sker på mødet. Under punktet "Godkendelse af dagsorden" vil forpersonen spørge, om nogen i lokaludvalget har bemærkninger til dagsordenen. Det kan fx være med hensyn til udsættelse af en sag, eller hvis man ønsker, at der bliver byttet rundt på punkterne.

Nye punkter på dagsordenen

En sag, der ikke har været optaget på den udsendte dagsorden, kan ikke behandles, medmindre der er enighed herom blandt lokaludvalgsmedlemmerne, eller sagen ikke tåler udsættelse.

Lokaludvalgets beslutninger

Når forpersonen under forhandlingen af en sag vurderer, at lokaludvalget er klar til at træffe en beslutning, skitseres beslutningstemaet samt eventuelle afstemningstemaer.

Ændringsforslag skal fremsættes i forbindelse med lokaludvalgets behandling af sagen og afleveres skriftligt, når lokaludvalgssekretæren anmoder herom. Ønsker man at støtte op om et fremsat ændringsforslag, skal man udtrykkeligt nævne, at man ønsker sit navn knyttet an til dette.

Forpersonen afslutter altid behandlingen af en sag med at fastslå beslutningen i den givne sag.

Beslutningsprotokol

I lokaludvalgets beslutningsprotokol indføres eventuelle ændringsforslag og afstemninger herom, samt det forpersonen tilkendegiver, som lokaludvalgets endelige beslutning i en sag.

Endvidere indføres de bemærkninger, lokaludvalgets medlemmer måtte ønske tilført protokollen. Disse protokolbemærkninger skal læses op for lokaludvalget i forbindelse med behandlingen af sagen og skal ligeledes afleveres skriftligt til lokaludvalgssekretæren under mødet. Ønsker man at støtte op om en fremsat protokolbemærkning, skal man udtrykkeligt nævne, at man ønsker dette.

Er et lokaludvalgsmedlem ikke enig i forpersonens udlægning af lokaludvalgets beslutning, skal vedkommende nævne det i forbindelse med behandlingen af sagen.

Underskriftblad

Under mødet sender lokaludvalgssekretæren et underskriftblad rundt, som man skal underskrive. Det er en kvittering for ens deltagelse i mødet.

Beslutningsprotokollen

Lokaludvalgets beslutninger bliver, af lokaludvalgssekretæren, skrevet i en beslutningsprotokol for mødet (et beslutningsreferat). Beslutningsprotokollen bliver offentliggjort på Københavns Kommunens hjemmeside.

Rammer for mødeafvikling

Du kan læse mere om regler om den specifikke mødeafvikling i nedenstående notat.

Lokaludvalgets beslutninger bliver, af lokaludvalgssekretæren, skrevet i en beslutningsprotokol for mødet (et beslutningsreferat). Til denne beslutningsprotokol har du mulighed for at få tilført en protokolbemærkning.

En protokolbemærkning skal være kort – højst et par linjer – og kan begrunde ens egen standpunkt, når man er uenig med flertallet. I en protokolbemærkning må man ikke kommentere på andres holdninger eller udsagn, men udelukkende begrunde ens egen afvigende mening.

Lovgrundlag

Af styrelseslovens § 13 stk. 2 fremgår det om protokolbemærkninger og mindretalsudtalelser, at:

"Ethvert medlem, som har deltaget i mødet, kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen (1) og ved sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen (2). Det pågældende medlem kan ved sagens fremsendelse ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt (3)."

1) Afvigende mening

Det er denne afvigende mening, som vi kalder protokolbemærkningen. På selve lokaludvalgsmødet skal indholdet af protokolbemærkningen opridses, så de øvrige lokaludvalgsmedlemmer har mulighed for at tilslutte sig protokolbemærkningen, eller eventuelt selv formulere og afgive en protokolbemærkning. Den præcise skriftlige formulering kan eftersendes.

2) Fremsendelse til anden myndighed

Lokaludvalgsmedlemmet skal selv under lokaludvalgsmødet bede om, at teksten fra beslutningsprotokollen medsendes til den anden myndighed. Københavns Kommune er formelt set ikke en anden myndighed i forhold til lokaludvalgene, men formålet med at sende en høring ud er at høre alle interessenters mening om sagen – herunder lokaludvalgene. Derfor vurderer Økonomiforvaltningen, at en mindretalsudtalelse i forbindelse med en høringssag kan sidestilles med at være en fremsendelse til anden myndighed.

I forhold til behandlingen af puljeansøgninger, så fremsendes lokaludvalgets beslutninger ikke til anden myndighed, men som en myndighedsafgørelse til privatpersoner. Det er kun til anden myndighed, at der kan stilles krav om, at modtager gøres bekendt med indholdet i beslutningsprotokollen.

3) Begrundelse for sit standpunkt

Denne begrundelse for særstandpunkt er det, man kalder en mindretalsudtalelse. Den behøver ikke at blive fremsat på mødet, men da særstandpunktet er det samme som protokolbemærkningen, skal der være fremsat en protokolbemærkning for at man senere kan bede om, at ens begrundelse medsendes. Denne begrundelse må dog ikke forsinke sagen, og det betyder, at der ved høringsfrister o.l. kan sættes særlige frister for fremsendelse af begrundelser/mindretalsudtalelser.

I styrelsesloven er der en væsentlig mindretalsbeskyttelse i form af det, der kaldes ”standsningsret”. I praksis betyder det, at lokaludvalgsmedlemmer kan ”standse” en endelig beslutning, som lokaludvalget har truffet. Det gøres ved – i forlængelse af forpersonens konklusion om beslutningen – at sige, at man ønsker sagen afgjort i Borgerrepræsentationen, eller blot sige, at man standser sagen.

Standsningsretten kan kun benyttes i forbindelse med den opgave lokaludvalgene har fået delegeret af Borgerrepræsentationen til selvstændig varetagelse, nemlig udmøntning af puljemidler.

Når standsningsretten benyttes, vil sekretariatet undlade at udføre lokaludvalgets beslutning. I stedet afventes Borgerrepræsentationens stillingtagen. Typisk vil sagen være på dagsordenen på det første møde i Borgerrepræsentationen efter, at sagen er blevet standset i lokaludvalget. Borgerrepræsentationens Sekretariat sørger for det praktiske i den forbindelse.

Standsningsretten kan ikke benyttes i sager, hvor der er truffet en ”ikke-beslutning”, altså hvis lokaludvalget beslutter ikke at bruge puljemidler, fx giver et afslag til en ansøgning, ligesom det ikke er muligt at standse et lokaludvalgs processuelle beslutninger fx vedrørende indhentning af oplysninger fra forvaltningen, jf. styrelsesloven.

Ønsker du som medlem af lokaludvalget at få et forslag til behandling i lokaludvalget, sendes dette til lokaludvalgssekretæren senest 8 hverdage forud for et lokaludvalgsmøde. Lokaludvalgssekretæren sætter forslaget på dagsordenen for det næstkommende møde i lokaludvalget.

Behandling af medlemsforslag

Ved behandlingen af medlemsforslaget på dagsordenen vil forpersonen bede vedkommende, der har stillet forslaget, om at motivere det. Herefter vil forpersonen høre de øvrige lokaludvalgsmedlemmer om deres holdning til forslaget.

Hvis medlemsforslaget ikke bliver godkendt, og et medlem ønsker at genfremsætte medlemsforslaget på et senere tidspunkt, skal der i udgangspunktet foreligge nye oplysninger eller ændrede forhold, således at der er sket en væsentlig ændring i grundlaget for den oprindeligt trufne beslutning. Det vil i givet fald være op til et flertal i lokaludvalget, om de ønsker at optage forslaget til behandling igen. 

Lokaludvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er tilstede. Beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflertal, og der skal være et flertal for et forslag, før det er vedtaget. Det betyder, at et forslag falder ved stemmelighed. Så hvis et forslag om støtte til en byfest fx har 8 stemmer imod og 8 stemmer for samt 7 medlemmer, der undlader at stemme, så bortfalder forslaget.

I forbindelse med personvalg – fx valg af forperson for lokaludvalget – træffes beslutningen også ved almindeligt (simpelt) stemmeflertal.
Dog vil afstemningen ved personvalg foregå skriftligt, men er ikke hemmelig.